TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§

KOIVISTO PATENTIT OY

15.01.2024

Rekisterinpitäjä

Koivisto PatentIT Oy (jäljempänä ”Yritys”) (Y-tunnus: 2779048-7)

Pyhäjärvenkatu 4 B, 4. krs

33200 Tampere

Rekisteriasioista vastaava

Toimitusjohtaja Harri Koivisto

+358 40 540 9169

harri.koivisto@koivistopatentit.fi

Rekisterin nimi

Patenttirekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus

Yritys pitää rekisteriä asiakkaidensa patenttihakemuksista kun ne ovat valmisteilla, toimitettuna patenttiviranomaiselle sekä asiakkaille myönnetyistä patenteista. Rekisteri pitää sisällään myös tietoja, joita on käytetty patenttihakemuksen valmistelussa, vastauksien laatimisessa viranomaisille, asiakkaan liiketoiminnan kehityksessä tai asiakkaiden kanssa käydyssä kirjeenvaihdossa. Tietoja käytetään yrityksen toiminnan dokumentoimiseen ja asiakkaiden etujen valvontaan patenttia haettaessa sekä hakemuksen ja patentin voimassaolon aikana.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietoja ovat Patentinhakijan/-haltijan nimi, yhteyshenkilö, osoite ja y-tunnus. Keksijän/keksijöiden koko nimi ja kotiosoite. Patenttihakemuksen numero, hakemuspäivä ja patenttijulkaisun numero ja patentin myöntöpäivä, etuoikeuspäivä ja mahdollinen etuoikeus, patenttihakemuksen tila. Patenttihakemukseen liittyvät valtakirjat ja siirtokirjat ja muut dokumentit. Mahdollisen muun asiamiehen nimi, yhteyshenkilö ja yhteystiedot. Viranomaisille toimitetut hakemusdokumentit ja niiden valmisteluun käytetty aineisto. Kirjeenvaihto viranomaisten kanssa. Kirjeenvaihto asiakkaan kanssa. Tiedot laskutuksesta ja vuosimaksuista sekä mahdollisesta vuosimaksuvastaavasta. Yritys antaa viranomaisille mm.  Patenttilain 7§:n pykälän mukaisia tietoja.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot merkitään hakemusten ja niihin liittyvien täydennystietojen perusteella, jotka saadaan hakijoilta, haltijoilta tai heidän edustajiltaan tai viranomaisilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Patenttihakemuksen jättämisen yhteydessä tarvittavat tiedot toimitetaan asianomaiselle viranomaiselle, joka voi sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Siltä osin kuin asiakkaan toimeksianto koskee Suomen ulkopuolisia toimenpiteitä, on Yrityksellä oikeus sopia kolmannen tahon/paikallisen asiamiehen kanssa näiden toimenpiteiden suorittamisesta toimeksiantajan lukuun. Tässä yhteydessä tietojen siirrossa EU:n ulkopuolelle toimitaan Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Viranomaisten patenttirekisterissä olevista tiedosta on jokaisella oikeus saada tietoja siltä osin kuin ne ovat Patenttilain 7a ja 22§:n mukaisesti julkisia, esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen Patinfo-tietokannan kautta tai Euroopan patenttiviraston (European Patent Organisation, EPO) julkisten tietokantojen kautta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan Yrityksen hyväksymällä henkilökunnalla.

B. Sähköinen aineisto

Rekisteri säilytetään sähköisessä muodossa, joka on suojattu asianmukaisesti Yrityksen sisäisillä käyttöoikeuksilla. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla. Tietojärjestelmissä on asianmukaiset virus- ja haittaohjelmien suojaukset. Tietoliikenneyhteydet on suojattu asianmukaisesti.

Mahdolliset käytössä olevat pilvipalvelut takaavat riittävän tietosuojan tason Henkilötietolain (523/1999) 22§ ja 22s§ perusteella. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle on myös mahdollista Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa. Tarkastusoikeus perustuu Henkilötietolakiin (523/1999) 26§-28§.

Tietojen korjaaminen

Jokaisella rekisteriin merkityllä on oikeus pyytää rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista siten kuin yleisesti säädetään Henkilötietolain (523/1999) 29§. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti Yritykselle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Mahdollisesta korjauspyynnön epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus.

Rekisteröidyn informointi

Tieto rekisteristä annetaan asiakkaalle asiakassuhteen syntyessä. Asiakasta informoidaan ennen kuin tietoja luovutetaan viranomaisille tai kolmannelle tahoille / paikalliselle asiamiehelle.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Yritys noudattaa toiminnassa Suomen Patenttiasiamiesyhdistyksen toimeksiantoehtoja.

Kun asiakkaan toimeksianto päättyy, hänellä on oikeus saada rekisterissä oleva tietoaineisto itselleen.